Mitarbeiteransprache: Motivieren durch Kommunizieren

Ein zentraler Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation ist die Ansprache der Beschäftigten. Mit den richtigen Strategien können diese motiviert werden und sich gegenseitig motivieren. Das ist auch in Entwicklungsprozessen und Testing-Phasen entscheidend. Im Blogbeitrag verraten wir, worauf es im Umgang miteinander ankommt.

Vom Wert der Wertschätzung

Zahlreiche Kommunikationskanäle stehen den Menschen heute durch die Digitalisierung zur Verfügung, privat wie beruflich. Diese stetig zunehmende Fülle jedoch bedeutet noch lange nicht, dass auch die Qualität des Gesagten und Geschriebenen steigen würde. Insbesondere im Bereich interner Unternehmenskommunikation herrscht offensichtlich Verbesserungsbedarf, wie Umfragen unter Beschäftigten immer wieder belegen. Dabei geht es meistens um das, was eben nicht kommuniziert wird: Wertschätzung. Dies zeigt sich beispielsweise am Future of Work Report 2022, der im Auftrag des Jobportals Indeed erstellt wurde und ein Stimmungsbild unter deutschen Arbeitnehmern präsentiert. Darin gibt rund jede zweite befragte Person an, aufgrund fehlender Wertschätzung am Arbeitsplatz über einen Jobwechsel nachgedacht oder diesen bereits vollzogen zu haben.

Zudem verdeutlicht der Report, wie stark die Zufriedenheit mit dem eigenen Job für viele Beschäftigte von der Unternehmenskultur abhängt: So ist vor allem eine offene Feedbackkultur der Faktor, der die meisten Befragten (knapp 75 Prozent) zufrieden macht. Für die meiste Unzufriedenheit sorgen dagegen steile Hierarchien, für die häufig eine Kommunikation von oben herab kennzeichnend ist. Ergänzend verdeutlicht die Jobstudie 2021 der Unternehmensberater von Ernst & Young, wie wichtig ein weiterer Faktor ist, der maßgeblich von Kommunikation bestimmt wird: die Stimmung in der Belegschaft. Demnach gibt eine deutliche Mehrheit von 72 Prozent der befragten Männer und sogar 78 Prozent der Frauen an, dass ein gutes Verhältnis zu den Kollegen am meisten bei der Arbeit motiviert.

Drei Felder des Kommunizierens

Es wird deutlich, dass Unternehmen heute gut daran tun, bei der internen Kommunikation stärker auf das Kommunizieren im Kreis der Beschäftigten zu achten. Das gilt für die Führungsebene im mittleren und oberen Management, die in der Ansprache der Beschäftigten auf eine wertschätzende Art achten sollte. Genauso geht es aber auch um den Austausch der Mitarbeiter untereinander, die sich gegenseitig durch die passenden Worte an den richtigen Stellen motivieren können. Es schadet daher nicht, eine Strategie in der Firma zu entwickeln, die gewisse Leitlinien für die Kommunikation auf bestimmten Ebenen bereitstellt. Im Wesentlichen sind drei Felder für das Gelingen einer wertschätzenden und motivierenden Kommunikation entscheidend und zu berücksichtigen:

• Allgemeine Kommunikation: Hier geht es um das „Zwischenmenschliche“ in übergeordneter Hinsicht. Um eine gemeinsame Kommunikationsebene zu finden, müssen sich die Gesprächspartner erst einmal gegenseitig kennenlernen. Gerade bei neuen Kollegen und Kunden ist dies wichtig zum Einstieg. Wie tickt das jeweilige Gegenüber? Ist die Person sehr fachlich orientiert und nüchtern oder neigt sie zu Small Talk und einem lockeren Umgang? Ist sie empfindlich bei Kritik? Dieses Abtasten ist die Grundlage für den eigentlichen Austausch auf Arbeitsebene. Mit hinein spielen äußere bzw. gesellschaftliche Faktoren wie das Alter oder die Hierarchien innerhalb des Unternehmens. Diese sind zusätzlich zur persönlichen Konstitution der einzelnen Personen zu beachten.
• Themenbezogene Kommunikation: Der Umgang mit konkreten Ideen und Vorschlägen einzelner Kollegen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein wertschätzendes und motivierendes Betriebsklima. Es geht zunächst darum, einen Einfall überhaupt zur Kenntnis zu nehmen und anzuerkennen. Dies gilt für einzelne Ideen genauso wie in einem Brainstorming, in dem Einfälle mehrerer Kollegen gesammelt werden. Bei letzterem ist nicht nur geboten, eigene Ideen überzeugend und offen zu kommunizieren. Es gilt auch, bessere Ideen der anderen als solche anzuerkennen und im Zweifel verschiedene Vorstellungen, die sich ergänzen, zu einer Vorgehensweise zu vereinen. In jedem Fall sollten alle Beteiligten bestmöglich auf dem Weg mitgenommen werden. Es geht darum, jeden Einzelnen für die letztendliche Lösung an Bord kriegen zu wollen. Das Gebot lautet dementsprechend: Mit treffenden Argumenten Überzeugungsarbeit leisten!
• Fehlerkommunikation: Dieses Feld beschäftigt sich mit der Reaktion auf Fehler anderer und dem Umgang mit eigenen Fehlern. Worauf es jeweils ankommt, soll im folgenden Abschnitt genauer erläutert werden, denn es gibt wohl kaum einen Bereich des Kommunizierens, in dem so schnell so viel falsch laufen kann.

Zum Optimieren anregen

Ein angemessener Umgang mit Fehlern von Kollegen verläuft wertschätzend, wenn diese in der Kommunikation nicht in die Defensive getrieben werden. Deshalb sollte zu Gesprächsbeginn keine Anklage erfolgen. Es geht darum, eine positive Atmosphäre zu schaffen, die keinen unnötigen Druck erzeugt und die Gesprächsdynamik offen, also im Dialog, hält. Dies ist zum Beispiel möglich, indem das Gespräch nicht mit den erdrückenden Worten „Du hast etwas falsch gemacht!“ startet, sondern mit einer offeneren Formulierung. Beispielsweise: „Mir ist aufgefallen, dass an dieser Stelle etwas nicht stimmt.“ So bleibt das persönliche Selbstwertgefühl der anderen Person erhalten.

Zusätzlich helfen direkte Verbesserungsvorschläge, um Menschen zum Beheben ihrer Fehler zu motivieren. Ein einschlägiges Beispiel wäre eine Situation, die alle Eltern kennen dürften: Das Kind hat ein Bild mit Regenbogen gemalt und präsentiert es stolz. Mama und Papa fällt aber auf, dass der Regenbogen zu wenige Farben hat. Würden sie dem Kind sagen „Dein Bild sieht blöd aus!“, käme ihm wohl die Lust am Malen abhanden. Stattdessen regen die Eltern den Nachwuchs zur Verbesserung an: „Das sieht schön aus, aber male den Regenbogen doch noch etwas bunter!“ Ein gutes Grundgefühl beim Gegenüber schafft immer eine Basis, auf der aufgebaut werden kann. Das ist im Berufsleben nicht anders als im privaten Umfeld.

Eigene Fehler eingestehen

Überdies ist es ratsam, auch bei eigenen Fehlern die Kommunikation mit den Kollegen nicht aus den Augen zu verlieren. Anstatt zu versuchen, einen Fehler wegzuwischen und möglichst selbst ohne Worte zu beheben, was sie Situation oft noch verschlimmert, sollte es eine klare Ansprache gegenüber Kollegen geben. Diese beginnt bereits damit, sich selbst den Fehler einzugestehen und zu überlegen: Kann ich diesen tatsächlich schnell selbst lösen oder brauche ich Hilfe? Ist letzteres der Fall, gilt es, aus der Not eine Tugend zu machen: Wenn klar ist, welche Personen als Helfer zur Verfügung stehen, können sie gezielt dafür motiviert werden. Ein entsprechendes Beispiel zur Formulierung wäre: „Ich habe beim Thema X etwas falsch gemacht. Da du dich sehr gut damit auskennst, würde ich mich freuen, wenn du mir helfen könntest.“

Motivation in Dienstleistungsagenturen

Natürlich sind motivierende Kommunikationsstrategien wie die hier vorgestellten generell im Arbeitsalltag hilfreich. Einen speziellen Wert haben sie aber noch einmal in Dienstleistungsagenturen, die in festgelegten Zeiten Projekte für Kunden erarbeiten müssen, insbesondere im Bereich der Softwareentwicklung, in der heute agil gearbeitet wird. Hier kommt es nicht selten zu Fehlern in stressigen Phasen und es ist umso wichtiger, dass alle Beteiligten einsehen, dass Fehler menschlich sind und es deshalb keiner Schuldzuweisung bedarf. Besonders heikel kann die Fehlerkommunikation während der Testing-Phasen werden, die schließlich dazu dient, dass das Qualitätsmanagement Fehler entdeckt.

Um Spannungen zu vermeiden, ist es hier einerseits wichtig, dass diese Fehler in dem Team aus Softwareentwicklern und Product Ownern nach besagten Mustern kommuniziert werden. Umgekehrt sollte ein gemeinsames Verständnis dafür herrschen, wie wichtig die Arbeit des Qualitätsmanagements für einen erfolgreichen Projektabschluss ist. Sie nützt letztlich der Optimierung des Produkts und soll niemanden persönlich angreifen. Es gilt, das Ergebnis konstruktiv von allen Seiten zu verbessern – fachlich wie kommunikativ. Denn was könnte am Ende motivierender sein als die Zufriedenheit der Kundschaft?

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