Für ein Unternehmen hat der Schritt in den E-Commerce und in die Digitalisierung immer auch Auswirkungen auf seine traditionellen Geschäftsprozesse. Anders gesagt: Ein Projekt wird nur dann wirklich erfolgreich, wenn es sinnvoll in die übrigen Abläufe im Unternehmen integriert wird. Schon in der Projektierungsphase sollte ein Unternehmen deshalb die Frage beantworten, was alles in sein E-Commerce Engagement hineinspielen wird.
Was bedeutet eine Business-Integration von E-Commerce-Projekten?
Es ist für ein Unternehmen unverzichtbar, seine Geschäftsprozesse zu analysieren und zu harmonisieren. Dies sind Aufgaben, die – zusammen mit den betroffenen Stakeholdern – in einem frühen Anforderungsworkshop adressiert werden sollten. Im Idealfall erfolgt das mit Unterstützung durch eine E-Commerce Agentur, die über die erforderliche Kenntnis aller Implikationen eines E-Commerce Projekts verfügt.
Analyse und Harmonisierung der Geschäftsprozesse
Prinzipiell tangiert ein E-Commerce Projekt sämtliche Bereiche im Unternehmen, die mit dessen Absatzkanälen zu tun haben: seien es Marketing und Vertrieb, Buchhaltung oder Logistik. Die Geschäftsprozessanalyse gibt Klarheit darüber, welche Unternehmensbereiche wie betroffen sind und welche Schritte erforderlich sind, um die Prozesse im Unternehmen zu harmonisieren. In diesem Zusammenhang wird der Aufwand für die Harmonisierung geklärt, ebenso der Ressourcenbedarf und der Zeitrahmen.
E-Commerce Projekte sorgen für eine Digitalisierung eines Unternehmens
Alle Überlegungen, die das Unternehmen gemeinsam mit seinem Dienstleister anstellt, münden in einen Projektplan. Hier werden die Meilensteine der Geschäftsprozessintegration definiert. Das Ziel einer Harmonisierung besteht immer darin, den Aufwand so gering wie möglich zu halten und für größtmögliche Effizienz zu sorgen. Doch nicht selten stößt ein E-Commerce Projekt eine weitreichendere Digitalisierung im Unternehmen an. Beispielsweise wird im B2B-Kontext dann ein bisher analoger Prozess wie die papierbasierte Rechnungsstellung digitalisiert. Das Ergebnis: Der Kunde kann seine Rechnungen im Kundenkonto jederzeit digital einsehen und abrufen.
Beispiele für digitalisierte Prozesse
Das E-Commerce Projekt kann auch der Anlass sein, die Kommunikation mit den Kunden weiter zu digitalisieren und beispielsweise eine Funktion für die direkte, auftragsbezogene Kommunikation mit Logistikbetreuern oder Key Accountern über das Kundenkonto anzubieten. Eine weitere denkbare Konsequenz bei der Einführung neuer Prozesse besteht darin, den Bestellprozess für B2B-Kunden durch neue Self-Service-Optionen zu vereinfachen. Will der Kunde unter anderem bestimmte Verbrauchsmaterialien nachbestellen, reicht es dann vielleicht schon aus, wenn er in seinem Lager den entsprechenden Barcode scannt und per App die Daten direkt an den B2B-Shop übermitteln kann.
E-Commerce als Weg in die Digitalisierung
Neben der Einführung eines E-Commerce Systems spielen oft auch Themen wie Kundenbindung und Omni- oder Multichannel-Auftragsmanagement eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung des eigenen Business‘. Der Schritt ins E-Commerce eröffnet somit für viele Unternehmen den Weg in die unverzichtbare Digitalisierung. Deshalb berührt ein E-Commerce Projekt sehr leicht auch Themen wie die Kundenbindung, das Marketing, das Produktmanagement oder das Auftragsmanagement.
All dies gilt es in einer homogenen Struktur abzubilden. Die Daten, die im digitalen Ablauf erfasst werden, müssen sich austauschen lassen und im Unternehmen nahtlos weiterverwendbar sein. Auch deshalb ist es wichtig, Organisationen, Strukturen und Prozesse auf die Verarbeitung dieser Daten abzustimmen. Die neuen, digitalen Abläufe, die durch das E-Commerce Projekt angestoßen werden, haben Auswirkungen auf verschiedenste Unternehmensprozesse, unter anderem in den Bereichen Organisation, Kommunikation oder Business Development.
Business Process Map zur Visualisierung
Wenn das Unternehmen zusammen mit seinem Dienstleister geklärt hat, welche Geschäftsprozesse in welchen Unternehmensbereichen von dem E-Commerce Projekt betroffen sind und wie sie – oft im Sinne einer digitalen Transformation – harmonisiert werden sollten, entsteht daraus ein Ergebnis: eine Business Process Map. Die Business Process Map ist eine übersichtliche Visualisierung, welche die neuen digitalen Prozesse schnell und leicht nachvollziehbar macht. Sie verdeutlicht logische und chronologische Abläufe und Interdependenzen über die Abteilungsgrenzen im Unternehmen hinweg (End-to-End Prozess). Für die Kommunikation mit allen Betroffenen und Stakeholdern hat die Business Process Map einen willkommenen Nebeneffekt: Sie visualisiert den digitalen Wandel im Unternehmen auf eindeutige Weise.
Hier finden sie die anderen Teile unserer Reihe zur E-Commerce Beratung:
Teil 1 – Guter Rat ist immer noch teuer
Teil 2 – Das Ziel bestimmt den Weg
Teil 3 – Bestimmen was man braucht
Teil 4 – Nicht ohne Inhouse-Team!
Teil 5 – Ein gutes System ist flexibel
Teil 6 – Die Business-Integration ist Pflicht
Teil 7 – Gute Planung ist die halbe Miete
Teil 8 – Analyse und Erfolgsmessung
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